Events | junio 17, 2022

The WOW effect: how to organize an event

Si te decimos que los eventos son muy importantes para las marcas no te estamos descubriendo nada nuevo, seguro que has acudido a más de uno, pero te podemos contar algunos de nuestros secretos a ver si te ayudan.

Igual hasta has estado presente en algunos de los que hemos celebrado aquí en TheCUBE.

Somos una empresa que se dedica a la innovación, eso es algo obvio a estas alturas, así que todo lo que hacemos está marcado por este componente. Pero aquí vamos a ver cómo lo aplicamos a los eventos. Vamos a contarte nuestros secretos.

¿Cómo empieza el proceso?

Lo primero y más importante es empezar por cuadrar con el cliente sus necesidades, el objetivo que quiere cumplir con su evento, el perfil y número de los asistentes… En definitiva todo lo que define el tipo de evento que se va a realizar.

Aquí en TheCUBE realizamos eventos de todo tipo, así que no hay nada que nos pueda sorprender o para lo que no estemos listos. Hemos realizado congresos, presentaciones de producto, rodajes para Netflix o Amazon Prime Video. Seguro que nos has visto en alguna de tus series favoritas.

Realizamos más de 200 eventos al año, así que estamos bastante rodados en el tema.

En esta primera conversación con el cliente hay que determinar todas las necesidades y servicios que va a necesitar. Servicio de transporte, catering, medios audiovisuales, speakers, mobiliario… lo que necesiten hay que conseguirlo, así que hay que contar con un equipo todoterreno y que se adapte a las necesidades de cada cliente.

Entender el objetivo

Aquí no hay mucho debate. El cliente tendrá su propio objetivo para cumplir su evento y tú tienes que ayudarle a conseguirlo, pero tu objetivo solo puede ser uno: que el cliente se quede con la boca abierta, siga contando contigo para sus eventos y cuente la buena experiencia que ha tenido contigo. El marketing y la publicidad han avanzado mucho, pero el boca a boca sigue siendo algo a tener muy en cuenta.

Si ya tienes claro cuál tiene que ser tu objetivo vamos a ir a cosas más concretas y llamativas.

No hay que olvidarse del efecto WOW

¿Conoces el efecto WOW? El nombre ya es bastante revelador. Efectivamente es la capacidad de generar una experiencia que cause sorpresa entre el público o los clientes y les deje con la boca abierta.

Aquí viene un secreto importante. Más allá de las dinámicas del evento, los ponentes o actividades que formen parte del evento hay un factor fundamental. El espacio donde se lleve a cabo el evento.

Nosotros dentro de los muchos espacios, nada más y nada menos que 6 solo en el edificio de Madrid, que tenemos para llevar a cabo eventos tenemos un factor sorpresa. Nuestra carta ganadora es TheDOJO, un auditorio con la última tecnología y una pantalla digna de cualquier sala de cine en Hollywood. Es nuestra manera de asegurarnos el efecto WOW de las 150 personas que caben dentro. Este es nuestro espacio más característico y el más adaptable de todos.

Y para que veas que es verdad te dejamos una foto aquí mismo.

Pero como te dijimos, TheDOJO es el más famoso pero no el único. TheLOUNGE es el espacio anexo para disfrutar de un buen catering o conectar con los asistentes.

Y luego tenemos ThePITCH, perfecto para workshops, streamings o reuniones de equipos grandes.

En la variedad está el gusto. Hay que tener espacios que se adapten a cualquier evento.

Innovación en los eventos

Ya no vale quedarse solo en lo físico, «hay que avanzar, innovar… En definitiva, estar preparado tanto para el presente como para el futuro que nos espera y, el cual, ya se está dejando conocer. Está es una lección que aprendimos de la pandemia. A veces no es posible reunirse y para eso están los eventos virtuales y los streamings.

¿Recuerdas nuestro blog sobre el metaverso? En TheCUBE no hablamos por hablar, por ello, te vamos a desvelar otro secreto más y es que contamos con un Virtual Hub donde podemos ofrecer experiencias híbridas, completamente digitales o en el metaverso. Si podemos hacerlo en físico, podemos hacerlo también de manera virtual.

Y no vamos a terminar este blog sin darte otro consejo muy valioso: Lo mejor es prepararse para lo peor, aunque sea por si acaso.

Muchas veces surgirán problemas con proveedores, con cambios por parte del cliente en el aforo o en necesidades que surjan en el último momento y tienes que tener un equipo que mantenga la calma y siempre encuentre la solución.

Seguro que te suena la frase “El cliente siempre tiene la razón”. Sea o no verdad la cosa es que tienes que actuar como si la tuviera y para ello necesitas un equipo con don de gentes, paciencia y mucha profesionalidad.

¿Listos para el próximo evento? Siempre queda una última solución, contacta con nosotros y nos encargamos encantados. Efecto WOW garantizado.

Nos vemos en el proximo blog

BELÉN ALONSO

Hub & Events Manager

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