Casi todas las empresas cuentan con espacios donde reunirse con sus clientes o trabajadores pero, ¿son adecuadas? ¿Cuántas veces nos gustaría que nuestra sala fuera más grande, contara con tecnología más moderna, o pudiera adaptarse a las necesidades de nuestros clientes? Por unas cosas o por otras, es casi imposible contar con espacios que cumplan con todo lo que necesitamos pero ¡que no cunda el pánico! Para eso está TheCUBE.

A lo largo de 5000 m2, TheCUBE cuenta con diferentes salas acondicionadas para asegurar que tus encuentros sean todo un éxito. A lo largo del año pasado se han realizado más de 200 eventos tecnológicos en nuestras instalaciones y todos con muy buen resultado. ¿Quieres saber cómo organizar eventos de los que no se olvidan?

Primeros pasos para organizar un buen evento

Lo primero que hay que tener claro es que un evento no se organiza de la noche a la mañana. Como todo, requiere dedicación y cuidado. Tenemos que tener en mente tres fases igual de importantes: la preproducción, el evento propiamente dicho y el análisis posterior.

Para que todo salga bien nuestro primer paso debe ser elaborar un briefing (aunque sea a modo de guía interna). Si no definimos nuestros objetivos, target, fecha orientativa y características del evento no conseguiremos nada coherente con lo que buscamos. Este documento nos permitirá establecer la línea de trabajo más adecuada para cumplir los objetivos propuestos anteriormente. ¿Qué mensaje queremos transmitir y qué herramientas vamos a usar para ello?

Una vez tengamos todo esto claro, hay que pasar a ver la lista de invitados. Antes de ponernos a mandar invitaciones a diestro y siniestro, debemos definir cuánta gente queremos que acuda y, sobre todo, de qué tipo: expertos sobre el tema, potenciales clientes, estudiantes, posibles partners… esto nos permitirá buscar una fecha y un lugar que se adecuen a nuestras necesidades. La fecha puede parecer una tontería, pero debemos tener en cuenta que no coincida con nada especial como un partido de fútbol o un concierto. En cuanto al sitio, hay que pensar en su capacidad, su estilo (más formal o informal) y su equipamiento. Nuestro tech hub de inovación tiene disponibles cuatro salas diferentes y alquilables que permiten celebrar desde grandes eventos hasta pequeñas reuniones.

Elige el espacio adecuado

  • Si lo que buscamos es un lugar de gran capacidad equipado con lo último en tecnología, The Dojo Auditorium es el sitio. Es perfecto para celebrar conferencias, congresos y cualquier tipo de ponencia. Cuenta con un escenario, graderío y una gran video wall de 200 pulgadas que impactarán a los 150 asistentes que puede acomodar.
  • Para algo más informal, podemos optar por The Lounge, que cuenta además con dos salas de reuniones abiertas y diez espacios de networking con cómodos sofás y todo tipo de conexiones disponibles para su uso.
  • En el caso de querer organizar una reunión con nuestro equipo o presentarle un proyecto a un cliente, The Boardroom tiene todo lo necesario. Su ambiente neutro y moderno permiten que se adapte tanto a ambientes informales como formales. Tiene capacidad para 18 personas y está equipada con una pantalla de 75 pulgadas óptima para contenido 4K y todas las conexiones necesarias para asegurarnos una presentación exitosa.
  • The Pitch es el lugar predilecto de los meetups y los eventos más informales. Hasta 50 personas pueden disfrutar del videowall de 150” con el que cuenta este espacio.
  • Y para los #makers que busquen realizar workshops, demostraciones o clases The Institute les permitirá dar todo de sí. MIOTI, el primer instituto IoT de España cuenta con 1000m2 de instalaciones divididos en laboratorios y aulas para 25 personas perfectamente conectadas y con wifi de alta velocidad.

Y, además, todos estos espacios ofrecen posibilidad de catering…porque cuidar a tus invitados nunca está de más.

 

¿Qué hay del durante y el después?

Una vez tengamos lo anterior en mente y hayamos dado con el espacio perfecto, el siguiente paso es mandar las invitaciones y/o difundir las creatividades en redes sociales. Es importante cuidar los diseños y lograr que llamen la atención, manteniendo siempre la línea de estilo del organizador, por supuesto. Pero la cosa no acaba aquí;  llevar un control de las confirmaciones es imprescindible para saber exactamente a cuánta gente esperamos y evitarnos sorpresas que puedan fastidiarnos.

Ya en nuestro evento tenemos que supervisar que todo va bien y, por supuesto, cuidar la cobertura en redes sociales. Podemos asociarle un #hashtag para que todo aquel que no haya podido acudir o que simplemente tenga curiosidad pueda encontrarlo rápidamente. Interactuar en redes aumentará la visibilidad de nuestros eventos y ayudará a que la gente conozca todo lo que hacemos. Desde TheCUBE intentamos que nuestras redes reflejen todo lo que hacemos; al fin y al cabo son una de nuestras puertas hacia el exterior.

 

Uno de los errores más frecuentes es pensar que nuestra labor termina cuando lo hace el evento…y nada más lejos de la realidad. Es muy importante analizar cómo ha funcionado para extraer conclusiones que nos permitan conocer si hemos o no cumplido nuestros objetivos. Y esto incluso si ha sido una reunión interna o una presentación de un proyecto. Elaborar un informe posterior nos ayuda a conocer cuáles son nuestros puntos fuertes y cuáles debemos mejorar. Así, de cara a próximos eventos podremos mejorar nuestra efectividad.

 

Ejemplos de éxito

Hackatones, Bootcamps, Workshops, Networkings, conferencias…no hay nada que nos asuste. Grandes empresas como IBM, Vodafone, Heinekein o Daimler han elegido espacios de TheCUBE para sus eventos tecnológicos.

 

Entre otros, la 3ª edición de los RGA Technovate Lab tuvo lugar en nuestras instalaciones. Empresas de la talla de El Corte Inglés o Mapfre participaron en este encuentro sobre tendencias tecnológicas del sector asegurador. BOSCH Climate quiso celebrar con nosotros el día mundial del medio ambiente. Lo hizo a través de una conferencia sobre movilidad y urbanización, energía y transformación digital. TheCUBE ha acogido la presentación de start ups como Claridae, una plataforma que nos permite subir datos de nuestro negocio de forma segura, compartirlos y recibir, además, ingresos por ello. Incluso pudimos disfrutar del #HackMadrid gracias a la incorporación de la empresa alemana Daimler como partner.  48 horas en las que 6 equipos formados por perfiles profesionales muy distintos trabajaron juntos para desarrollar soluciones tecnológicas aplicadas a casos reales.

Incluso contamos con dos grupos de Meetup propios, Data Science Python Madrid e IoT meets Data ScienceEn nuestras veladas debatimos sobre lo último en tecnología, presentamos proyectos y proponemos soluciones.

TheCUBE se ha convertido en todo un referente a la hora de organizar eventos tecnológicos en Madrid. La capacidad para adaptarse a un sector como el MICE unido a sus instalaciones modernas y completamente equipadas nos convierten en el espacio perfecto. Estamos situados en una zona que ha experimentado un fuerte crecimiento empresarial y que está muy bien comunicada. Además, lo hacemos fácil; puedes organizar tu evento online a través de nuestra web rellenando un sencillo formulario.

Si buscas un emplazamiento para celebrar tu evento y que sea todo un éxito, somos lo que necesitas. ¿Hablamos?

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